Eigenbeleg Vorlage zur Erstellung eines selbst erstellten Belegs anwenden

Downloaden Sie unsere Eigenbeleg Vorlage & entwerfen Sie selber ihren Rechnungsnachweis. Unser Ersatzbeleg Muster im Word-Format ist bereits fertig erstellt & muss nur noch ausgefüllt werden. Der Vordruck kann entweder auf Ihrem PC oder per Hand fertiggestellt werden.

Sie haben keinen Originalbeleg mehr oder haben keinen Quittung gekriegt? KeinThema! Kreieren Sie zügig, mühelos & kostenfrei ihren eigenen Beleg für eine vollständige Finanzbuchhaltung.

Erfahren Sie im Folgenden wie Sie einen Eigenbeleg ausstellen.

Wie Sie unsere Eigenbeleg Vorlage ausfüllen müssen

In der Buchführung zählt die eherne Richtlinie „Keine Buchung ohne Beleg“. Der Eigenbeleg kann immer dann geschrieben werden, für den Fall, dass eine bestimmte Quittung nicht mehr vorhanden oder aber untauglich ist. Damit der eigens ausgestellte Beleg von den Finanzbehörden genehmigt werden kann, muss jener im Rahmen einer Betriebsausgabe geschrieben worden sein.

Essentiell bei dem eigens ausgestellten Ersatzbeleg ist die Dokumentation sämtlicher spezifischen Angaben über ihre geschäftliche Aufwendung, so wie selbige typischerweise auch auf dem Originalnachweis zu finden wären. Der Eigenbeleg muss also plausibel sowie von der Ausgabenhöhe her glaubhaft sein. Auf dem selbst erstellten Beleg sind deshalb ohne Ausnahme der vollständige Name und die Anschrift des Zahlenden, der Anlass für die Betriebsausgabe, der Gesamtbetrag, der Grund für das Erstellen des Eigenbelegs, das Datum der Zahlung & die Unterzeichnung des Zahlungsempfängers aufzuführen.

Dabei muss der Eigenbeleg immer eine Ausnahme bleiben. Zahlreiche und zu häufig ausgestellte Ersatzbelege wirken bei einer Steuerprüfung ggf. nicht glaubhaft.

Ein Ersatzbeleg für fehlende Rechnungen

Existiert für eine betriebliche Ausgabe kein Ausgabennachweis & ist eine nachträgliche Beschaffung der Notbelege oder einer Durchschrift der Rechnung nicht machbar oder zu aufwendig, so kann der Geschäftsinhaber oder sein Angestellter einen Eigenbeleg erstellen. Auf diesem notiert er die nötigsten Angaben zum Geschäftlichen Vorfall.

Ein Ersatzbeleg dient in ihrer Finanzbuchhaltung als Ausgangsebene für die Korrekte Verbuchung des Geschäftsvorfalls. Kostenlose Muster & Vorlagen helfen beim Erstellen Ihrer Eigenbelege. Die Ausgaben müssen logischerweise betrieblich veranlasst sein, um als Betriebsausgaben zu fungieren. Gezahlte MwSt. darf ein Geschäftsinhaber nicht als Vorsteuer abziehen, für den Fall, dass dieser den geschäftlichen Vorgang alleinig mittels Eigenbeleg dokumentiert. Trotzdem zählt dann auch der gesamte Bruttobetrag als Betriebsausgabe.

Neben den Vorfällen, in denen ein Eigenbeleg den Originalnachweis ersetzen soll, gibt es in einem Betrieb auch Geschäftsvorgänge, bei welchen es zur Ausstellung von Eigenbelegen überhaupt keine Alternativlösung gibt, beispielsweise bei privaten Entnahmen und -Einlagen von Knete oder Sachgegenständen. Kostenlose Vorlagen oder Muster unterstützen beim Erstellen von Ersatzbelegen. Gleichermaßen bieten wir ein Tool für genau diesen Vorgang an, das ebenso gratis bereit steht.

Bei eigens erstellten Belegen auf die Kleinbetragsregelung schauen

Eigenbelege für Kleinbeträge bis zu einer Höhe von 150 Euroletten im Gesamten seien grundsätzlich unproblematisch, heißt es beim BVBC.

Dies gelte insbesondere für Zahlungsvorgänge, die über ein Konto geführt wurden. Bekanntlich existiere dann ein Bankauszug als Fremdbeleg. Schwieriger sind Barzahlungen. Eigens erstellte Belege für Barzahlungen kann der Steuerzahler um zusätzliche Nachweise ergänzen, sofern dieser solche weiteren Nachweise besitzt.

Fehlt beispielsweise eine Versand-Quittung, kann eine Abschrift des Briefes die Kosten belegen. Einige Kleinausgaben lassen sich ohnehin lediglich mittels Eigenbeleg nachweisen. Trinkgelder anlässlich einer Bewirtung wird ein Geschäftsinhaber nicht quittiert kriegen. Hierfür benötigen Sie den Bewirtungsbeleg.